Abhaken, durchstreichen, löschen: die To-do-Liste ist unser täglicher Begleiter. Eigentlich soll sie den Arbeitsalltag erleichtern. Doch nicht selten sorgt sie für Stress und Frust. So klappt es.
Schon wieder ein Tag vorbei und noch immer stehen Aufgaben auf der To-do-Liste. Sie werden auf morgen geschoben – mal wieder. Die meisten Menschen dürften das unzufriedene Gefühl kennen, das sich nun einstellt. „Wir gehen häufig überoptimistisch an unsere To-do-Listen“, sagt Linda Wulff. Als Productivity Coach begleitet sie Menschen dabei, ihr berufliches Zeitmanagement zu optimieren.
To-do-Listen können dabei eine wichtige Rolle spielen, denn sie sollen unser Gedächtnis entlasten und Struktur in unseren Arbeitsalltag bringen. Aber wie gelingt das? „Fangen Sie an, eine Generalliste zu schreiben. Einen Ort, an dem sie wirklich alles ablegen, was sie erledigen wollen“, rät Wulff. „Starten Sie aber jeden Tag mit einer Tagesliste.“
Diese sollte sichtbar sein. „Es sollte kein Merkzettel sein, der in irgendwelchen Kladden verschwindet“, sagt Stephan Sandrock, Leiter des Fachbereichs Arbeits- und Leistungsfähigkeit am Institut für angewandte Arbeitswissenschaft. „Man sollte die To-do-Liste vor Augen haben, so entlastet man seine kognitiven Strukturen von den Dingen, die noch zu erledigen sind und kann sich darüber freuen, etwas abhaken zu können.“
Welches System passt zu mir?
Analog oder digital – bei dieser Frage scheiden sich die Geister. „Es gibt Studien, die zeigen, dass handschriftlich eingetragene Bemerkungen auf Papier effektiver sind, weil man die motorische Leistung mit den kognitiven Aspekten verknüpft“, sagt Sandrock. In Teamarbeit seien hingegen digitale Listen sinnvoller. „Man muss einfach gucken, welches Tool passt am besten zu dem Ziel, das ich erreichen will.“
Und es muss gefallen. „Wenn das Bauchgefühl sagt, ich mag diese App nicht, werde ich auch nicht damit arbeiten“, sagt Linda Wulff. „Jeder sollte sein eigenes System finden, mit dem es ihm Spaß macht, zu arbeiten.“ Doch wie findet man heraus, was am besten zu einem passt? Ganz einfach: ausprobieren. „Jeder hat ein Gespür dafür, welche Bedienoberfläche ihn am meisten anspricht.“
Das Große in kleine Schritte unterteilen
Ob nun digital oder analog, auf einer effektiven To-do-Liste sollte man große Aufgaben in kleinere Teilschritte unterteilen. „Es macht Sinn, sich die einzelnen Schritte zu vergegenwärtigen und so etwas wie einen kleinen Projektplan zu schaffen“, sagt Stephan Sandrock. Dafür ist es laut Linda Wulff wichtig, Tagesziele möglichst konkret aufzuschreiben. Der Punkt „Einarbeitung von Frau Meyer“ hat beispielsweise nichts auf der täglichen To-do-Liste verloren.
„Das ist eine Aufgabe, die unheimlich vielschichtig ist und viel Zeit in Anspruch nimmt.“ Stattdessen schreibt man den nächsten konkreten Teilschritt auf: die Kollegin anrufen und einen Termin vereinbaren zum Beispiel. „So kommen Sie ins Handeln und lassen sich nicht von zu groß erscheinenden Aufgaben lähmen“, sagt Wulff.
Je besser man die bevorstehenden Aufgaben zerteilt und strukturiert, umso leichter sind sie für das Gehirn zu erfassen. Linda Wulff rät zum Beispiel zu farblichen Markierungen als Helfer. Sie werden vom menschlichen Gehirn als angenehm empfunden und bieten verschiedene Möglichkeiten der Strukturierung, etwa nach Projekten, Gesprächspartnern oder Prioritäten.
Nicht verzetteln
Vielen Menschen dürfte es aber schwerfallen, die Prioritäten richtig zu setzen. „Wir neigen dazu, den Dingen eine Priorisierung zu geben, die von außen eingefordert wird“, sagt Linda Wulff. Oft kommen dabei dringliche Dinge, etwa tagesaktuelle Anfragen der Kollegen, zuerst. Aufgaben, wie etwa ein neues Computersystem zu installieren, das aber erst in drei Wochen starten soll, werden hingegen verschoben. Der Rat der Expertin: Pro Woche zweimal zwei Stunden bewusst für solche Aufgaben einplanen.
„Alleine die Aufgaben zu visualisieren, kann schon Struktur schaffen“, sagt Stephan Sandrock. „Wenn das nicht hilft, kann man natürlich auch Kollegen und Führungskräfte zu Rate ziehen.“ Routinetätigkeiten haben nach seiner Ansicht nichts auf einer To-do-Liste verloren, denn „dann wird die Liste beliebig“.
Anders sieht es mit den Aufgaben aus, die über den Tag hinweg erst entstehen. Sie sollten unbedingt mit auf die Liste, sagt Linda Wulff. „Man läuft sonst Gefahr, sich zu verzetteln, denn wir haben die Tendenz, Nebenlisten zu starten.“ Dann finden sich die kleinen Aufgaben des Tages plötzlich auf Post-Its, Zettelchen oder in E-Mailverläufen wieder – und dann springt man hin und her.
Zeit realistisch einschätzen
Auch wie man etwas aufschreibt, kann einen Unterschied machen. Statt allgemeiner Schlagworte wie „Werkstatt“ empfiehlt Linda Wulff konkrete Aufgabenformulierungen wie „Auto wegen Ölwechsel in Werkstatt Müller bringen“. Und dahinter am besten die Telefonnummer. „Häufig denken wir, ich schreibe es nur kurz auf, für mehr habe ich keine Zeit. Damit booten wir uns selber aus, weil wir uns nächstes Mal erst wieder in den Punkt reindenken müssen.“
Ebenfalls wichtig: das eigene Zeitmanagement. Das bedeutet, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit man für welche Aufgabe braucht. Linda Wulff rät zu 20 bis 40 Prozent Zeitpuffer pro Aufgabe.
Die meisten Menschen arbeiten übrigens am Morgen und in den Vormittagsstunden leichter und schneller. Es kann also durchaus sinnvoll sein, eher aufwendige und anspruchsvolle Aufgaben gleich am Morgen zu bearbeiten und Tätigkeiten wie das Abarbeiten von E-Mails in den Nachmittag zu schieben.
